Reflektionsbrev från en chef avseende ett ledarutvecklingsuppdrag 2013/2014

I augusti 2013 träffade jag Anne-Leé Holmberg i ett första möte. Vid denna tidpunkt var jag osäker på om jag skulle fortsätta att vara chef. Jag var mycket trött och uppgiven, och var ofta arg och vresig i mötet med andra. Hade kommit till en gräns där jag kände att jag behövde konkret hjälp för att se om jag skulle vara chef framöver eller inte. I mitt uppdrag hade jag ansvar för 20 medarbetare, fördelade på 3 länder och 5 platser. Olika kulturer, olika projekt, ny personal och en kaotisk vardag var min arbetsdag.

Den första fasen var att lära känna och se mig själv mer tydligt i olika situationer 

Vi inledde samarbetet med att göra en ledarprofil som belyste mina ledarkompetenser men som även bekräftade mig i en positiv riktning. Här såg vi tydligt att det fanns områden som jag behövde utvecklas inom, för att underlätta i mötet med mina kunder, kollegor och medarbetare. Till exempel lärde jag mig att om jag tycker att jag jobbar med ”en påse nötter” – då kommer andra att uppleva det som en sanning. Tydligt blev även att jag behövde skapa en ny struktur och utveckla mitt sätt att kommunicera. Med mitt dåvarande sätt att kommunicera, hade jag skapat mig ett team som inte vågade fatta egna beslut och stå för dem.

En mycket tuff tid väntade, för det är inte lätt att ta bort skygglapparna och se saker i ett annat ljus. Under första delen av vårt arbete blev det många samtal och möten som mest handlade om hur jag fungerade och möjliga upplevelser av mitt beteende. Vi använde oss av konkreta exempel som uppstod i min vardag, med teamet eller nära angränsande avdelningar. Här jobbade vi mycket med kommunikation, eftersom jag har en tydlig tendens att först vara mycket bestämd, för att senare i samma mening bli motsägelsefull och otydlig – det som jag i min värld uppfattade som att jag var snäll.

En viktig del var även att förstå att de flesta människor har goda avsikter och inte är ute efter att sätta dit mig. Vi arbetade på att strukturera upp min vardag med kalendrar, papper och vad som är oviktigt. Anne-Leé försökte bygga på min självkänsla, som var nästan helt raserad av all stress och press. Det fanns gånger då jag blev orimligt rak mot mina medarbetare (även mot familj och vänner), vilket ofta fick motsatt effekt mot den avsikt jag haft. Ett väldigt viktigt uppvaknande.

Under mina första tre månader med Anne-Leé försökte jag fungera som en svamp, och sög åt mig kunskapen, medan jag insåg att vägen jag varit på var helt fel och att hon hade lösningen i sin ficka. Fast jag fick inte lösningen rätt i handen, för det är inte möjligt. Känslan var mer som att gå i en saluhall och välja de ingredienser som passade just mig som individ. Shoppingen tar tid, då du behöver veta vilka ingredienser som passar i just din korg.

Den andra fasen vi arbetade med var att finna struktur och skapa gemenskap

Innan fas två gick igång hade vi ett avstämningsmöte med min chef. Här hade jag och Anne-Leé helt olika upplevelser av mötet. För mig var det som att släppa in vargen i min trygga värld, vilket gjorde att jag hade mycket svårt att ta till mig vad som sades. Jag tog mig igenom mötet, men kände mig ganska låst och tyckte att jag kämpade med att hålla fasaden uppe. Nu ska jag poängtera att min chef är en mycket snäll, uppriktig och hjälpsam chef. Men det var hemskt att visa sig så sårbar.

Anne-Leé verkade dock ha hört väldigt många positiva saker och att chefen uttryckt att han börjat se positiva skillnader i mitt sätt att leda mig själv och andra. Kändes som om jag ville sova i en vecka efter det mötet.

Efter min första fas hade jag haft ett par veckor semester. Kom tillbaka med en massa reflektioner och några konkreta idéer för att få skeppet att segla vidare. Vi kom fram till att jag måste använda min personal mer, och framför allt de teamledare som jag utsett. Det skulle bli svårt att släppa taget om rodret och be någon annan styra. Semestern var en god hjälp på vägen, för då kunde jag inte göra något. Ett par saker hände, som jag hade kunnat undvika, fast i det stora hela gick det jättefint.

Med ett återvunnet förtroende för delar av mitt team, började nu fasen med att skapa struktur. Det skulle bli ordning i min vardag och i teamets vardag, mycket värdefullt för att få alla att styra åt samma håll. Återigen blev kommunikation en nyckelfaktor.

En stor skillnad för mig var att jag nu funnit ett lugn inom mig som inte existerat på väldigt länge – och i det lugnet började jag lyssna på andras åsikter och infallsvinklar. De som jag reagerade negativt på tog jag upp med Anne-Leé och vi diskuterade hur jag kunde vända dem till något bättre, alternativt förstå vad den andra personen egentligen menade. Vi pratade även om positiva saker som varit för att göra mer av det.

Under fas två hade vi fler konkreta exempel på situationer från vardagen – eftersom teamet nu fått en ny vitalitet och en hel del personer har åsikter som de gärna delar med sig av. Några har svårt att respektera mig, eller andra kollegor, vilket gör att det är turbulent emellanåt.

Här nedan är exempel på fyra olika medarbetarsituationer som vi fokuserat på

1. En av mina medarbetare har jag haft en osund relation till, kan jag så här i efterhand konstatera. För många år sedan arbetade vi i samma typ av roll och nu är jag hennes chef. För att åstadkomma en förändring, möjliggjorde vi att en av teamledarna skulle ta en mer aktiv roll i relation till medarbetaren, så att hon och jag inte hamnade i ”geggiga” situationer i onödan, eftersom det inverkade negativt på de övriga i teamet.

Under året har denne teamledare gjort ett fantastiskt arbete. Tyvärr var vi ändå tvungna att ge medarbetaren en muntlig varning för att understryka allvaret i situationen. Det resulterade i ett antal respektfulla och tydliga samtal, och medarbetaren har nu förstått varför hon fått en varning avseende sitt sätt att kommunicera, sena ankomster och olovlig frånvaro.

2. En annan medarbetarsituation handlade om en medarbetare som haft många sjukdagar och i övrigt har en avsevärt stor frånvaro. Detta påverkar hela teamet, då de känner att de inte kan räkna med att personen kommer till arbetet.

Anne-Leé har haft många bra förslag på konkreta och handfasta åtgärder, det har dock varit svårare att få med HR-avdelningen på detta. När personen kommer tillbaka från sin sjukskrivning i mitten av månaden kommer vi att tillsammans med HR skapa en plan för ett nästa steg, det känns bra.

3. Vi har även resonerat och diskuterat kring en mycket duktig medarbetare som totalt tappat motivationen. Det har även påverkat våra kunder negativt vid ett flertal tillfällen. Jag har haft ett antal samtal med honom för att försöka förstå hans behov för motivation. Det går framåt, men väldigt långsamt. Jag är osäker på om han är på rätt plats i ett längre perspektiv och vi har inlett samtal kring möjliga vägar.

4 ) En annan relation handlar om en kollega till mig. Kommunikationen mellan mig och henne blir alltid mycket infekterad och på ”sandlådenivå”. Anne-Leé och jag tittade på ett antal situationer där kollegan och jag stött ihop. Utifrån dessa hjälpte Anne-Leé mig att skriva mer faktabaserade och konstruktiva mejl i min kommunikation till henne, och jag upplever att kontakten har blivit lite bättre.

Den tredje och sista fasen handlade om att titta på mitt arbete mer långsiktigt och strategiskt

Under fas två och tre har jag arbetat tillsammans med teamledarna för att bygga strukturer. Till exempel att möten hålls regelbundet, och att utvecklingssamtal genomförs och sedan följs upp efter sex månader. Jag har lyckats få godkänt att både jag och teamledarna fått möjlighet att gå en gemensam ledarskapsutbildning. Kände att jag vill bygga teamet långsiktigt och upplever att det är en stor förmån och att det sänder en bra signal till de övriga i teamet.

Under våren har jag även fått godkänt att stärka upp teamet med två fast anställda istället för tillfällig personal. Vi måste dock visa att vi får bättre siffror så att ledningen ser att de fattade rätt beslut.

Signalen vi just nu sänder ut, är att vi är ett team som är mer stabilt och att vi har byggt på vår kunskapsnivå.

Mitt mål är att teamledarna ska ta över den operativa delen av arbetet. Här har vi också kunnat förstärka teamet med en teamledare extra som börjar inom kort. Jag är övertygad om att detta kommer ha en positiv effekt på mitt arbete och teamets stämning.

Översikt av vårt arbete

Anne-Leé delade in mitt behov av coachning i tre delar:

• Den första fasen var att lära känna och se mig själv mer tydligt i olika situationer.
• Den andra fasen var att finna struktur och skapa gemenskap.
• Den tredje och sista fasen var att titta på mitt arbete mer långsiktigt och strategiskt.

För mig tog det nästan ett år att ta mig igenom dessa tre faser, men det var det värt!

Mitt individuella leadarutvecklingsprom hos Anne-Leé har gett mig mer än vad jag och min arbetsgivare kunnat förutse när vi startade arbetet.

För mig som person har det inneburit att jag fått en tydligare självbild och därtill även ett gott självförtroende. Jag förutsätter inte längre att allt jag gör är fel, och det har gjort att jag kunnat bygga upp en trygghet och ha ett större mod i olika situationer.

Anne-Leé har även stöttat mig i att bygga upp en balans mellan mitt yrkesliv och mitt privatliv (vilket vid tidpunkten när hon och jag träffades första gången i stort sett inte existerade). Hon har fått mig att förstå att en sådan balans inte bara gynnar mig utan även mina kollegor, medarbetare, vänner och familj. Man blir helt enkelt en trevligare människa som orkar mer och kan fokusera bättre.

Faktum är att Anne-Leé har haft en roll i mitt beslut att gå vidare i livet med att skaffa mig en egen familj. Den dyker upp i slutet av januari 2015.

Så det finns många anledningar till att hon alltid kommer att ligga mig varmt om hjärtat.

Stockholm, September 2014